-Administrer les données d'un arbre

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Introduction

Étapes de la croissance d’un arbre

Pour créer un arbre, il faut d’abord l’initialiser et lui donner un nom, puis activer le serveur. Il faut ensuite lui créer des utilisateurs, individus (obligatoirement) et éventuellement formateurs et employeurs. Ces deux derniers types d’utilisateurs appartiennent à des structures de formation ou d’emploi. Une fois l’arbre initialisé et les utilisateurs créés, il faut constituer une base de brevets grâce au logiciel Gingo-Utilisateur. On peut alors attribuer les brevets aux individus et l’arbre commence à pousser.

Attention ! La plupart des opérations qui concourent à la croissance d’un arbre ne sont accessibles qu’aux utilisateurs ayant des fonctions et des privilèges d’administrateur. Si vous n’êtes pas administrateur de l’arbre, ce chapitre ne vous intéresse donc pas directement.

Ce que vous allez apprendre dans ce chapitre

Dans ce chapitre, vous allez apprendre comment faire pousser un arbre de compétences au moyen de Gingo. On y abordera notamment  la création des utilisateurs, l’attribution des brevets aux individus (ou gestion des blasons) et toutes les opérations d’administration que permet d’accomplir le logiciel Gingo.

Ce qu’il n’y a pas dans ce chapitre

Ce chapitre ne traite pas de la création des index de brevets (icônes), ni du dépôt et de la modification des brevets, qui ont été regroupées dans le chapitre " Créer et modifier des brevets ".
Ce chapitre ne concerne que le maniement des fonctionnalités de Gingo pour la croissance et l’administration des données d’un arbre. Il ne traite pas de toutes les dimensions de la croissance et de l’entretien d’un arbre dans une communauté. Mener à terme un projet d’arbre suppose la mise en œuvre de méthodologies propres à chaque type de projet et de communauté. Elles ne peuvent donc être détaillées dans ce manuel.

à qui est destiné ce chapitre

Jusqu’à maintenant, ce guide concernait surtout l’usage du logiciel pour les utilisateurs de Gingo. Mais pour faire croître un arbre, il faut se servir des outils d’administration de Gingo. Le chapitre " Faire croître et administrer un arbre " peut être considéré comme le manuel d’utilisation de ces fonctions d’administration de données.

L’administration : deux fonctions distinctes

Deux fonctions d’administrateur de Gingo sont à distinguer : l’Administrateur Système et l’Administrateur de Données, même si une seule personne joue ces deux rôles.
L’Administrateur Système utilise les Outils d’administration de Gingo Serveur, il effectue les opérations suivantes : création et initialisation des arbres, activation et désactivation des serveurs, sauvegarde et chargement des arbres, édition de rapports.
L’Administrateur de Données joue le rôle du scribe dans Gingo : il dispose d’un Menu " Administration " grâce auquel il peut créer et administrer les utilisateurs, les structures d’emploi et de formation, les blasons, les formations et les profils d’emploi, et enfin la base de brevets.

Créer et administrer des utilisateurs

Rôles et droits des utilisateurs

Un utilisateur de Gingo se définit par son type, son nom, son mot de passe, ses droits et par des informations complémentaires.

Les trois types d’utilisateurs

Les utilisateurs de Gingo peuvent être de trois types : des individus, des formateurs (ou experts) ou et des employeurs (ou exploitants). (Voir à ce sujet, le chapitre " Vues d’ensemble ", section " Rôles des utilisateurs ") Les personnes ou individus produisent l’image de l’arbre, les formateurs déposent des offres de formation attachées aux brevets de l’arbre, les employeurs mobilisent les compétences affichées. Les formateurs et les employeurs doivent obligatoirement appartenir à au moins une structure (de formation, d’emploi...).

• Un utilisateur inscrit comme employeur ou formateur ne pourra pas visualiser de blason ni envoyer de demande d’échanges de savoirs dans la messagerie des individus.
• Seuls les utilisateurs inscrits comme employeurs peuvent offrir des emplois.
• Seuls les utilisateurs inscrits comme formateurs peuvent offrir des formations.

Bien entendu, une même personne peut jouer tour à tour plusieurs rôles.

Les noms des utilisateurs

Le nom (nom véritable ou pseudonyme) d’un utilisateur servira d’identifiant à l’utilisateur pour ses connexions ultérieures. Il est préférable qu’il soit court. Dans Gingo-Utilisateur, il est possible de faire des recherches sur les noms des personnes, notamment pour faire pousser des arbres simulant des sous-communautés. Une fiche utilisateur permet d’ajouter des informations complémentaires. Elles pourront constituer des critères à partir desquels on pourra effectuer des recherches complémentaires sur les populations.

Les droits des utilisateurs

Les utilisateurs peuvent, ou non, bénéficier des deux autorisations suivantes : avoir le droit de créer des brevets, et avoir accès à la liste des noms des utilisateurs, en cliquant sur le compteur de blasons actifs (carré bleu).

Pour créer des utilisateurs

Une fenêtre apparaît qui vous permet de créer chaque utilisateur.

Dans chaque fiche, vous pouvez saisir le pseudonyme (nom) de l’utilisateur, son ou ses rôles et ses droits.

ü Si le rôle Individu est coché, le bouton Blason permet de constituer la liste de ses brevets.
ü Si le rôle Formateur est choisi, le bouton Formateur donne accès à la fenêtre de Gestion des structures de formation.
ü Si le rôle Employeur est attribué, le bouton Employeur donne accès à la fenêtre de Gestion des structures d’emploi.

Dans les deux derniers cas, choisissez la structure à laquelle est rattaché l’utilisateur en cliquant sur l’item correspondant de la liste et en la faisant glisser dans la fenêtre du milieu " Liste ". Vous pouvez créer les structures d’emploi ou de formation dans cette fenêtre.
Un formateur ou un employeur peuvent appartenir à plusieurs structures.
Saisissez éventuellement d’autres informations dans la partie gauche de la fiche. Ces informations constituent des clés de recherche supplémentaires pour sélectionner une population. (voir chapitre 10).

 Le mot de passe par défaut des utilisateurs est : " enter " ou " entrée ".
Quand toutes les informations sont correctes :

Créer les mots de passe des utilisateurs

Rappel : les utilisateurs peuvent modifier leur mot de passe eux-mêmes à tout moment en suivant la procédure décrite dans le chapitre 3 " Entrer et sortir ".

Pour supprimer un utilisateur

Modifier les informations concernant un utilisateur

Choisissez votre arbre
Connectez-vous sous votre rôle d’administrateur
Cliquez sur le menu Administration (Windows) ou sur l’icône admin au centre de la boîte à outils (Unix),
Choisissez " Utilisateurs "
Sélectionner l’utilisateur puis cliquez sur " Fiche "

Créer et supprimer des structures

Créer des structures  

Une fenêtre apparaît qui vous permet de saisir le nom de la structure, le bouton Fiche vous permet de compléter les informations le concernant.

Supprimer des structures 

Une fenêtre apparaît alors qui vous présente la liste des structures.

Modifier les informations concernant un organisme

 Choisissez votre arbre
Connectez-vous sous votre rôle d’administrateur
Cliquez dans le menu Administration (Windows) ou sur l’icône admin au centre de la boîte à outils (Unix)
Choisissez " Structures de formation " ou " Structures d’emploi "

Une fenêtre apparaît alors qui vous présente la liste des structures

Gérer les informations concernant les structures

Gérer les informations concernant les structures de formation

Choisissez votre arbre
Connectez-vous sous votre rôle d’administrateur
Cliquez dans le menu Administration (Windows) ou sur l’icône admin au centre de la boîte à outils (Unix)
Choisissez " Structures de formation "

 Une fenêtre apparaît alors qui vous présente la liste des structures et la liste des formateurs. En cliquant sur la structure de formation, vous voyez apparaître le ou les formateurs qui y sont attachés. Vous pouvez effectuer la mise à jour de ces listes en faisant glisser les éléments de la colonne de droite vers la colonne du milieu, et réciproquement.

Gérer les informations concernant les structures d’emploi 

Une fenêtre apparaît alors qui vous présente la liste des structures et la liste des employeurs. En cliquant sur la structure d’emploi, vous voyez apparaître le ou les employeurs qui y sont attachés. Vous pouvez effectuer la mise à jour de ces listes en faisant glisser les éléments de la colonne de droite vers la colonne du milieu, et réciproquement.

Créer et administrer les formations et les profils d’emploi 

L’administrateur de données a la faculté de gérer les formations et les profils d’emploi. Ces opérations consistent à valider sur les indications du formateur (expert) et de l’employeur (exploitant) les formations et les profils d’emploi déposés.

Gestion des formations 

Dans le tableau qui apparaît, vous pouvez, en cliquant :
- sur une structure, consulter les formations qu’elle propose,
- sur une formation, consulter la liste des brevets concernés par cette formation.

 Vous pouvez également effectuer toutes les mises à jour concernant les liens entre les brevets et les formations d’une part et les formations et les structures d’autre part.

 Gestion des profils d’emploi 

Dans le tableau qui apparaît, vous pouvez, en cliquant :
- sur une structure, voir la liste des Profils associés,
- sur un profil, consulter la liste des brevets concernés par ce profil et le message associé.

Vous pouvez également effectuer toutes les mises à jour concernant les liens entre les brevets et les profils d’une part et les profils et les structures d’autre part.

Valider et administrer des brevets

Qu’est-ce que valider un brevet ?

On ne peut évidemment valider leurs brevets aux individus que si les individus ont préalablement été créés et des brevets déposés. Pour tout ce qui concerne la création et la modification des brevets, voir le chapitre " Créer et modifier des brevets ".

 La validation des brevets consiste à mettre en face de chaque utilisateur de type " individu " la liste des brevets qu’il détient, organisée selon l’ordre retenu. Seul l’administrateur a le droit de réaliser cette opération. Il ne peut le faire que s’il est connecté en tant qu’administrateur (pseudonyme " admin ").

Valider et invalider des brevets aux individus

La validation et l’invalidation de brevets est effectuée par l’administrateur de données. Il est possible également de valider en une seule fois tous les brevets correspondant à un module de formation en validant directement la formation elle-même.

Une fenêtre " Gestion des blasons " vous propose la liste alphabétique des pseudos des individus à gauche, la liste alphabétique des intitulés de brevets à droite et un champ vide au centre, destiné à accueillir les listes de chaque indvidu.

Pour valider les brevets d’un individu

 Sélectionnez le pseudonyme de l’individu désiré

Si l’individu a déjà une liste de brevets, celle-ci apparaît dans le champ central " liste ordonnée ".

 Pour ajouter un brevet à la liste de l’individu

Le brevet s’ajoute automatiquement à la fin de la liste. Vous pouvez également insérer un brevet entre deux éléments de la liste en procédant de la même manière.
Sous Windows, il vous est possible de modifier le rang d’un brevet à l’intérieur même d’une liste, en le cliquant avec le bouton gauche et en le faisant glisser à l’endroit désiré.

Pour retirer un brevet de la liste de l’individu

La liste correspondante apparaît dans le champ central. 

Le brevet sélectionné est automatiquement supprimé de la liste

Valider des brevets par la validation des formations

Gingo vous donne la possibilité de valider directement des formations au lieu de valider un par un les brevets auxquels ils donnent accès. Chaque module de formation passé avec succès donne droit à l’attribution d’un certain nombre de brevets spécifiés par le formateur au moment où il a inscrit son offre de formation dans Gingo.
En attribuant une formation à un individu, on ajoute automatiquement à sa liste ordonnée personnelle (à la fin de la liste) les brevets correspondant à la formation.  

S’ouvre alors la fenêtre " Validation des Valider une formations ". À gauche se trouve la liste des individus. À droite se trouve la liste des formations.

Pour valider une formation à un individu  

Tous les brevets correspondant à la formation s’ajoutent automatiquement à la fin de la liste.des brevets de l’individu concerné.
Vous pouvez ainsi procéder à autant de validations que vous le désirez.

Supprimer un brevet

Supprimer un brevet revient à le retirer automatiquement de toutes les listes ordonnées de tous les individus qui font pousser l’arbre. Cette opération doit donc être pratiquée avec beaucoup de précautions.

Pour supprimer un brevet

La fenêtre du butineur s’ouvre et vous permet de sélectionner un brevet et de le supprimer.
(Cette opération peut être répétée mais elle ne peut s’effectuer que sur un brevet à la fois).

Attention : dans ce cas la suppression du brevet est effective dans toutes les listes ordonnées !

 Il est possible de supprimer des brevets également dans la fenêtre de gestion des blasons.

La fusion de brevets

Fusionner A et B revient à supprimer A dans toutes les listes ordonnées auquel il est attribué et à mettre B à la place.
Pour fusionner deux brevets :

 La fenêtre de fusion s’ouvre alors. Cette fenêtre contient deux fois la liste des intitulés de brevets. La fenêtre de gauche contient la liste des intitulés de brevets à fusionner : brevet source. La fenêtre de droite contient la liste des intitulés de brevets dans lesquels doit se faire la fusion : brevet cible. 

Dans chaque liste, le brevet sélectionné est surligné en noir.

La fusion est réalisée dans toutes les listes ordonnées.

Attention : la fusion des deux brevets est effective dans toutes les listes ordonnées !