GINGO®

Les Imports de Données

Importer des données consiste à créer ou modifier un arbre avec des données provenant d’un fichier au format identique au format de production des rapports, le format csv.

Constituer les fichiers à importer

Trois fichiers constituent les données d’un arbre :

les utilisateurs : fichier des pseudonymes,
les brevets : base des brevets, et
les blasons : fichier de correspondance entre les pseudonymes et les brevets.

Fichier des utilisateurs

Les utilisateurs qui ne sont pas dans la base Gingo sont créés et les utilisateurs déjà inscrits dans la base sont modifiés.

S’il s’agit d’une modification, seuls les champs à modifier sont à importer.

Les 17 champs suivants peuvent être mis à jour : pseudonyme, nom, prénom, date de naissance, date d’entrée, n° de badge, site, fonction, service, téléphone, description, rôle individu, rôle formateur, rôle employeur, rôle administrateur, droit de création de brevets, droit de consultation de listes.

Pour que l’import interprète bien le format du fichier, la première ligne du fichier doit se composer des libellés des champs avec leur code d’identification entre parenthèses (voir annexe le format csv et généralités sur le format des fichiers d’import). En fait, seul le code d’identification pour chacun des champs ainsi que les parenthèses qui le délimitent sont indispensables.

Signification des colonnes pour l’import des données concernant les utilisateurs :

Colonnes	Longueur des champs
Pseudonyme de référence	A50
Pseudonyme	A50
Nom	A50
Prénom	A50
Date de naissance	A20
Date d’entrée	A20
No de badge	A10
Site	A2
Fonction	A15
Service	A20
Téléphone	A20
Description	A8191
Rôle Individu	A1
Rôle Formateur	A1
Rôle Employeur	A1
Rôle Administrateur	A1
Création de brevets	A1
Consultation de listes	A1
Csp (uniquement PSA)	A1

La colonne (0) est obligatoire. Si la colonne (0) n’existe pas, la colonne (1) est obligatoire et elle est interprétée comme la colonne (0). Dans ce cas les Pseudonymes de la colonne (1) sont interprétés comme les pseudonymes de référence. Si la colonne (0) et la colonne (1) n’existent pas, le fichier est incorrect.

Pour chaque Pseudonyme de référence, l’import teste l’existence du Pseudonyme dans la base Gingo.
Si le Pseudonyme n’existe pas, c’est un cas de création. Si le Pseudonyme existe, c’est un cas de modification.

Cas de la création

La colonne dont l’identifiant est (1), constituée des pseudonymes, n’est pas nécessaire.
Si elle est renseignée, elle doit être identique à la colonne dont l’identifiant est (0).
Si le Pseudonyme de référence est différent du Pseudonyme de la colonne (1), l’enregistrement n’est pas importé.

Cas de la modification

Si la colonne (1) est renseignée, l’import modifie le Pseudonyme de référence dans la base en Pseudonyme.

Contrôle d’intégrité

Avant d’importer les données, l’import fait des contrôles d’intégrité sur les données. Il contrôle la longueur des données importées.

Si la colonne (1) et la colonne (0) sont présentes dans les fichiers d’imports, et si pour certains Pseudonymes de référence, le Pseudonyme n’est pas renseigné, l’import copie le Pseudonyme de référence dans le Pseudonyme (et réciproquement si le Pseudonyme est renseigné alors que le pseudonyme de référence ne l’est pas).

Les colonnes (12) à (17)

Les colonnes (12) à (17) permettent de créer ou modifier les droits et les rôles des utilisateurs. Si pour l’enregistrement n le champ de la colonne (12) est à 1, l’import attribue le rôle Individu à l’utilisateur. Si le champ est à 0 ou non renseigné, l’import ne donne pas le rôle Individu à cet utilisateur.

Fichier des brevets

Les 16 champs suivants peuvent être mis à jour : intitulé, modalité, description, index1, index2, index3, index4, trivium0, trivium1, trivium2, trivium3, trivium4, trivium5, trivium6, trivium7, trivium8.

Pour que la fonction d’import interprète bien le format du fichier d’import, la première ligne du fichier doit se composer des libellés des champs avec leur code d’identification entre parenthèses. En fait, seul le code d’identification pour chacun des champs ainsi que les parenthèses qui le délimitent sont indispensables.

Signification des colonnes pour l’importation des brevets

Colonnes	Longueur des champs
Intitulé de référence	A50
Intitulé	A50
Modalité	A8191
Description	A8191
Index1	A20
Index2	A20
Index3	A20
Index4	A20
Trivium0	A1
Trivium1	A1
Trivium2	A1
Trivium3	A1
Trivium4	A1
Trivium5	A1
Trivium6	A1
Trivium7	A1
Trivium8	A1
Date de Création	A20

La colonne (0) est obligatoire. Si la colonne (0) n’existe pas, la colonne (1) est obligatoire et elle est interprétée comme la colonne (0). Dans ce cas les intitulés de la colonne (1) sont interprétés comme les intitulés de référence. Si la colonne (0) et la colonne (1) n’existent pas, le fichier est incorrect.

L’import teste l’existence de chaque Intitulé de référence dans la base Gingo.
Si l’Intitulé n’existe pas, c’est un cas de création. Si l’Intitulé existe, c’est un cas de modification.

Cas de la création

La colonne dont l’identifiant est (1), constituée des Intitulés, n’est pas nécessaire.
Si elle est renseignée, elle doit être identique à la colonne dont l’identifiant est (0).
Si l’intitulé de référence est différent de l’Intitulé de la colonne (1), ce dernier est ignoré.

Cas de la modification

Si la colonne (1) est renseignée, l’import modifie l’Intitulé de référence dans la base en Intitulé.

Contrôle d’intégrité

Avant d’importer les données, l’import fait des contrôles d’intégrité sur les données. Il contrôle la longueur des données importées.

Si la colonne (1) et la colonne (0) sont présentes dans les fichiers d’imports. Et si Pour certains Intitulé de référence, l’ Intitulé n’est pas renseigné, alors l’import copie l’Intitulé de référence dans l’Intitulé (et réciproquement si l’Intitulé est renseigné alors que le Intitulé de référence ne l’est pas).

Les colonnes Trivium (8) à (16)

Les colonnes (8) à (16) permettent de créer ou mettre à jour le TriVium. La Valeur pour chaque Trivium est 1 (attribution) ou 0.

Correspondance des champs du Trivium :

trivium0(8)	trivium3(11)	trivium6(14)
trivium1(9)	trivium4(12)	trivium7(15)
trivium2(10)	trivium5(13)	trivium8(16)

Les colonnes Index (4) à (7)

Il faut préciser les libellés des Index. Si pour un brevet (créé ou modifié), l’un de ses indexes n’existent pas dans la base Gingo, l’import crée l’index.

La colonne 17

La colonne 17 n’est pas importée. Elle apparaît avec l’export quand l’option " date de création " est checké. Si les fichiers d’Exports, dans lesquels la colonne " date de création " est présente, sont importés, la syntaxe de la colonne " date de création " doit être respectée pour que l’import des autres données se déroule bien.

Fichier des blasons

L’import de blasons créé les utilisateurs et les brevets qui ne sont pas dans la base Gingo.

Pour l’utilisateur, les champs initialisés sont le pseudo d’une part et le rôle auquel on affecte le rôle Individu d’autre part. Pour les brevets le champ initialisé est l’intitulé.

Aux utilisateurs présents à la fois dans la base Gingo et dans les fichiers d’import, qui ne possèdent pas le rôle Individu, l’import ajoute ce rôle.

De plus, l’import d’un blason est une mise à jour complète de ce blason. En effet, l’import détruit d’abord, s’il existe, le blason de l’individu et crée un nouveau blason pour cet individu à partir des données du fichier d’import.

Pour que l’import interprète bien le format du fichier d’import, la première ligne du fichier doit se composer des libellés des champs avec leur code d’identification entre parenthèses. En fait, seul le code d’identification pour chacun des champs ainsi que les parenthèses qui le délimitent sont indispensables.

Dans le cas de l’importation des blasons,

(0) signifie que la colonne est composée des utilisateurs

(1) signifie que la colonne est composée des brevets

Les deux colonnes sont obligatoires

Exemple :

Utilisateur(0)	Brevet(1)
Jean	Permis de conduire
Jean	Informatique
Jean	Mécanique
Olivier	Mécanique
Olivier	Electronique

Les champs de la colonne Utilisateur -soit (0)-et les champs de la colonne Brevet –soit (1)- sont des chaînes de caractères limitées à 50 caractères qui ne doivent pas être vides.

Importer les utilisateurs, les brevets et les blasons

Le menu est accessible par l’administrateur de données depuis la fenêtre de l’administrateur Gingo.

Accès aux fenêtres d’import

Après avoir sélectionné l’arbre concerné, indiquez la nature de votre fichier avec le bouton " Importer ".

Pour les trois imports possibles présentés ci après, l’option rapport permet d’avoir un compte rendu de l’opération. Les fichiers obtenus par les rapports sont compatibles avec les fonctionnalités d’import et peuvent, par conséquent, être " avalés ".

les utilisateurs : Accès à la fenêtre d’import des utilisateurs

L’option suppression, si elle est activée, supprime l’ensemble des utilisateurs de l’arbre qui ne sont pas dans le fichier d’import.

les brevets : Accès à la fenêtre d’import de brevets

L’option suppression, si elles est activée, supprime l’ensemble des brevets de l’arbre qui ne sont pas dans le fichier d’import.

Les brevets qui ne sont pas dans la base Gingo sont créés et les brevets déjà inscrits dans la base sont modifiés.

les blasons : Accès à la fenêtre d’import de blasons

Le format csv

Le format retenu pour l’importation des données est le format csv, disponible entre autre sur le logiciel Microsoft ExcelÒ .

Le format csv admet :

un séparateur de champs (le point-virgule ’;’) ;
un séparateur d’enregistrements (la fin de ligne) ;
un délimiteur (le guillemet ’"’)

De plus, il respecte les règles d’écriture suivante :

si un séparateur apparaît dans un champ, le champ est délimité ;
si un délimiteur apparaît dans un champ, le champ est délimité, et le délimiteur est doublé.

Généralités sur le format des fichiers d’import

D’une façon générale, les fichiers d’imports sont composés d’une première ligne, qui donne le format du fichier, et d’enregistrements.

Les champs de la première ligne sont des nombres entre parenthèses. Chaque nombre permet d’identifier un champ.

Les enregistrements sont composés des données à importer.

1ère ligne	(0)	(1)	(2)	(n)
1er enregistrement	Toto	Tata		…..

	…..	…..	…..	….
Nième enregistr.

L’ordre des colonnes est sans importance ; aussi le fichier ci dessus peut-il aussi s’écrire ainsi :

…….	(2)	(1)	(n)	(0)
….	….	Tata	…..	Toto

…..	…..	…..	….	….