Fonctions et Connexion des Utilisateurs *

Fonctions Spécifiques, les menus *

l'Administrateur par le menu *

Exporter les Données

Importer les Données : Constituer les Fichiers *

Importer les Données *

Paramétrages Personnalisés *

Fonctions et Connexion des Utilisateurs

L’administrateur " admin " : deux fonctions

Chaque arbre est administré par " admin " qui joue le rôle d’Administrateur Système et d’Administrateur de Données.

Admin peut attribuer des droits d’Administrateur (de données) à d’autres utilisateurs.

Administrateur Système

Son rôle consiste à administrer techniquement le serveur et permettre l’utilisation des arbres.

Les fonctions de l’administrateur Système : créer les arbres, activer et désactiver les serveurs , sauvegarder et charger les arbres, éditer les rapports.

Administrateur de Données

Son rôle consiste à administrer toutes les données nécessaires à la vie de l’arbre.

Les fonctions de l’administrateur de données : créer et administrer les utilisateurs, les structures d’emploi et de formation, les blasons, les formations et les profils d’emploi, et enfin la base de brevets.

Connexion et fonctions de l’administrateur système

Gingo fonctionne en architecture client-serveur, par conséquent pour se connecter sur un arbre, il faut que le serveur ait été "lancé" par l'administrateur système de Gingo.

Connexion et fonctions des utilisateurs

	è l’utilisateur tape le nom de son arbre, son pseudo et son mot de passe...
S’il joue plus d’un rôle		ê
		on lui demande alors sous quel rôle il souhaite se connecter  Dans cet exemple l’utilisateur s’est vu attribuer les 4 rôles possibles. Il coche dans la fenêtre ci-jointe sous quel rôle il souhaite agir. Selon ce rôle, l’icône utilisateur au centre de la boîte à outils variera et le menu auquel il aura accès sera légèrement différent.

Fonctions Spécifiques, les menus

Le menu de l’administrateur de données :

Menu Administration

Le menu du formateur (l’expert) ou de l’exploitant 

Menu Structure

Dans la barre système apparaît la liste de la ou des structures auxquelles appartiennent le formateur et l’employeur.

Attention : en cas d’appartenance à plusieurs structures, vérifiez bien au nom de laquelle vous commencez votre session.

l'Administrateur par le menu

Gestion des Utilisateurs 

Tableau de visualisation :

 Gestion des Structures de formations 

Gestion des liens entre structures de formation et formateurs (experts).

Gérer les informations concernant les structures de formation : 

Les formateurs doivent parler au nom d'une structure de formation

En cliquant sur le nom de la structure de formation, vous voyez apparaître le ou les formateurs qui y sont attachés. La mise à jour s ’effectue en faisant glisser les éléments de la colonne de droite vers la colonne du milieu, et réciproquement.

Pour voir les structures auxquelles appartient un formateur, il est possible d’inverser les colonnes de droite et de gauche en cliquant sur l’intitulé de la colonne de gauche.

 Gestion des Structures d’emploi 

Gestion des liens entre structures d’emploi et employeurs (exploitants) :

Gérer les informations concernant les structures d’emploi

Les employeurs doivent parler au nom d'une structure d'emploi.

En cliquant sur le nom de la structure d'emploi, vous voyez apparaître le ou les employeurs qui y sont attachés. La mise à jour s ’effectue en faisant glisser les éléments de la colonne de droite vers la colonne du milieu, et réciproquement.

Pour voir les structures auxquelles appartient un employeur, il est possible d’inverser les colonnes de droite et de gauche en cliquant sur l’intitulé de la colonne de gauche.

Gestion des Blasons 

Gestion des liens entre brevets et individus :

Attribuer les brevets aux individus

 Si l’individu a déjà une liste de brevets, celle-ci apparaît dans le champ central "liste ordonnée".

 L’attribution d ’un brevet se fait par " glisser-déplacer " de la liste des brevets vers la fenêtre du milieu.

Le brevet s’ajoute automatiquement à la fin de la liste. Vous pouvez également insérer un brevet entre deux éléments de la liste en procédant de la même manière.

Il est possible de modifier le rang d’un brevet à l’intérieur même d’une liste, en le cliquant avec le bouton gauche et en le faisant glisser à l’endroit désiré.

Gestion des Formations 

Gestion des liens entre les structures de formation, les formations proposées et les brevets concernés.

Une structure dépose une formation qui concerne des brevets :

 La gestion des formations permet de voir et de gérer en un seul tableau l’ensemble des structures de formation, les formations déposées, et les brevets concernés..

 Dans le tableau qui apparaît, vous pouvez, en cliquant :

- sur une structure, consulter les formations qu’elle propose,

- sur une formation, consulter la liste des brevets concernés par cette formation.

 Vous pouvez également effectuer toutes les mises à jour concernant les liens entre les brevets et les formations d’une part et les formations et les structures d’autre part.

Gestion des Profils 

Gestion des liens entre structures d’emploi, profils déposés et brevets concernés.

Une structure a déposé un profil dont on peut voir la date, l ’heure, le nombre de postes proposés, les brevets concernés …

La gestion des profils permet de voir et de gérer en un seul tableau l’ensemble des structures d’emploi, des profils déposés, du contenu des messages et les brevets concernés.

Dans le tableau qui apparaît, vous pouvez, en cliquant :

- sur une structure, voir la liste des Profils associés,

- sur un profil, consulter la liste des brevets concernés par ce profil et le message associé.

Vous pouvez également effectuer toutes les mises à jour concernant les liens entre les brevets et les profils d’une part et les profils et les structures d’autre part.

Gestion des Brevets et des Index

Accès au butineur Gingo. Il permet :   aux individus utilisateurs : de naviguer dans la base des brevets au moyen des listes d'intitulés et d'icônes, aux formateurs et aux employeurs : de définir rapidement un profil et de l'afficher dans l'arbre aux administrateurs : de créer rapidement une base de brevets cohérente ou de modifier rapidement la base de brevets en vérifiant sa cohérence.

Il autorise notamment...

• une navigation par listes et par index dans la base de brevets
• la création rapide, la modification et la suppression d'icônes-index textuelles.
• La création de brevets en série,
• la création rapide de brevets sans leur attribuer d'index
• la modification et la suppression rapide des intitulés et des clés d'indexation des brevets déjà créés.

 Les fonctions de suppression et de modification des brevets et des icônes/index ne sont accessibles qu'aux administrateurs.

1) Choisir des brevets par filtrage successif d'index.

2) Après avoir choisi des brevets dans le butineur, les repérer dans l'arbre.

3) Visualiser une sélection effectuée dans l'arbre.

4) Attribuer les index choisis au brevet choisi.

5) Voir les index attribués au brevet.

Exporter les Données

Les ensembles de données

 Editer un rapport consiste à extraire des données contenues dans une base Gingo.

Le menu " Rapport " propose aux utilisateurs autorisés à consulter les listes, cinq éditions standard.

Après avoir choisi les ensembles à extraire, vous pouvez compléter votre choix de la manière suivante. 

 Pour les brevets :

Pour les blasons :

Pour les formations :

Le choix d’un rapport génère un fichier au format .csv.qui peut être exploité sous excel ou tout autre tableur.

Chaque fichier comporte les données choisies séparées par des points-virgules. Voir annexe pages suivantes.

Rapport global

"Admin" a la possibilité d'éditer un Rapport global de l'ensemble des données constitué de 3 fichiers : blasons, brevets et index.

Importer les Données : Constituer les Fichiers

Importer des données consiste à créer ou modifier un arbre avec des données provenant d’un fichier au format identique au format de production des rapports, le format csv.

 Trois fichiers constituent les données d’un arbre :

• les utilisateurs : fichier des pseudonymes,
• les brevets : base des brevets, et
• les blasons : fichier de correspondance entre les pseudonymes et les brevets.

 Fichier des utilisateurs

 Les utilisateurs qui ne sont pas dans la base Gingo sont créés et les utilisateurs déjà inscrits dans la base sont modifiés.

Les 17 champs suivants peuvent être mis à jour : pseudonyme, nom, prénom, date de naissance, date d’entrée, n° de badge, site, fonction, service, téléphone, description, rôle individu, rôle formateur, rôle employeur, rôle administrateur, droit de création de brevets, droit de consultation de listes.

 Pour que l’import interprète bien le format du fichier, la première ligne du fichier doit se composer des libellés des champs avec leur code d’identification entre parenthèses (voir annexe le format csv et généralités sur le format des fichiers d’import). En fait, seul le code d’identification pour chacun des champs ainsi que les parenthèses qui le délimitent sont indispensables.

 Signification des colonnes pour l’import des données concernant les utilisateurs :

 La colonne (0) est obligatoire.

Si la colonne (0) n’existe pas, la colonne (1) est obligatoire et elle est interprétée comme la colonne (0). Dans ce cas les Pseudonymes de la colonne (1) sont interprétés comme les pseudonymes de référence.

Si la colonne (0) et la colonne (1) n’existent pas, le fichier est incorrect.

 Pour chaque Pseudonyme de référence, l’import teste l’existence du Pseudonyme dans la base Gingo.

Si le Pseudonyme n’existe pas, c’est un cas de création.

Si le Pseudonyme existe, c’est un cas de modification.

 Cas de la création

La colonne dont l’identifiant est (1), constituée des pseudonymes, n’est pas nécessaire.

Si elle est renseignée, elle doit être identique à la colonne dont l’identifiant est (0).

Si le Pseudonyme de référence est différent du Pseudonyme de la colonne (1), l’enregistrement n’est pas importé.

Cas de la modification

Si la colonne (1) est renseignée, l’import modifie le Pseudonyme de référence dans la base en Pseudonyme.

Contrôle d’intégrité

Avant d’importer les données, l’import fait des contrôles d’intégrité sur les données. Il contrôle la longueur des données importées.

Si la colonne (1) et la colonne (0) sont présentes dans les fichiers d’imports, et si pour certains Pseudonymes de référence, le Pseudonyme n’est pas renseigné, l’import copie le Pseudonyme de référence dans le Pseudonyme (et réciproquement si le Pseudonyme est renseigné alors que le pseudonyme de référence ne l’est pas).

Les colonnes (12) à (17)

Les colonnes (12) à (17) permettent de créer ou modifier les droits et les rôles des utilisateurs. Si pour l’enregistrement n le champ de la colonne (12) est à 1, l’import attribue le rôle Individu à l’utilisateur. Si le champ est à 0 ou non renseigné, l’import ne donne pas le rôle Individu à cet utilisateur.

Fichier des brevets 

Les 16 champs suivants peuvent être mis à jour : intitulé, modalité, description, index1, index2, index3, index4, trivium0, trivium1, trivium2, trivium3, trivium4, trivium5, trivium6, trivium7, trivium8.

 Pour que l’import interprète bien le format du fichier d’import, la première ligne du fichier doit se composer des libellés des champs avec leur code d’identification entre parenthèses. En fait, seul le code d’identification pour chacun des champs ainsi que les parenthèses qui le délimitent sont indispensables.

 Signification des colonnes pour l’importation des brevets :

La colonne (0) est obligatoire. Si la colonne (0) n’existe pas, la colonne (1) est obligatoire et elle est interprétée comme la colonne (0). Dans ce cas les intitulés de la colonne (1) sont interprétés comme les intitulés de référence.

Si la colonne (0) et la colonne (1) n’existent pas, le fichier est incorrect.

L’import teste l’existence de chaque Intitulé de référence dans la base Gingo.

Si l’Intitulé n’existe pas, c’est un cas de création.

Si l’Intitulé existe, c’est un cas de modification.

Cas de la création

La colonne dont l’identifiant est (1), constituée des Intitulés, n’est pas nécessaire.

Si elle est renseignée, elle doit être identique à la colonne dont l’identifiant est (0).

Si l’intitulé de référence est différent de l’Intitulé de la colonne (1), ce dernier est ignoré.

Cas de la modification

Si la colonne (1) est renseignée, l’import modifie l’Intitulé de référence dans la base en Intitulé.

Contrôle d’intégrité

Avant d’importer les données, l’import fait des contrôles d’intégrité sur les données.

Il contrôle la longueur des données importées.

Si la colonne (1) et la colonne (0) sont présentes dans les fichiers d’imports. Et si Pour certains Intitulé de référence, l’ Intitulé n’est pas renseigné, alors l’import copie l’Intitulé de référence dans l’Intitulé (et réciproquement si l’Intitulé est renseigné alors que le Intitulé de référence ne l’est pas)

Les colonnes Trivium (8) à (16)

Les colonnes (8) à (16) permettent de créer ou mettre à jour le TriVium.

La Valeur pour chaque Trivium est 1 (attribution) ou 0.

Correspondance des champs du Trivium :

Les colonnes Index (4) à (7)

Il faut préciser les libellés des Index.

Si pour un brevet (créé ou modifié), l’un de ses index n’existent pas dans la base Gingo, l’import crée l’index.

La colonne 17

La colonne 17 n’est pas importée. Elle apparaît avec l’export quand l’option " date de création " est cochée. Si les fichiers d’Exports, dans lesquels la colonne " date de création " est présente, sont importés, la syntaxe de la colonne " date de création " doit être respectée pour que l’import des autres données se déroule bien.

Fichier des blasons

L’import de blasons créé les utilisateurs et les brevets qui ne sont pas dans la base Gingo.

Pour l’utilisateur, les champs initialisés sont le pseudo d’une part et le rôle auquel on affecte le rôle Individu d’autre part.

Pour les brevets le champ initialisé est l’intitulé.

Aux utilisateurs présents à la fois dans la base Gingo et dans les fichiers d’import, qui ne possèdent pas le rôle Individu, l’import ajoute ce rôle.

De plus, l’import d’un blason est une mise à jour complète de ce blason. En effet, l’import détruit d’abord, s’il existe, le blason de l’individu et crée un nouveau blason pour cet individu à partir des données du fichier d’import.

Pour que l’import interprète bien le format du fichier d’import, la première ligne du fichier doit se composer des libellés des champs avec leur code d’identification entre parenthèses. En fait, seul le code d’identification pour chacun des champs ainsi que les parenthèses qui le délimitent sont indispensables.

Dans le cas de l’importation des blasons,

1. signifie que la colonne est composée des brevets

Les deux colonnes sont obligatoires

Exemple :

Les champs de la colonne Utilisateur -soit (0)-et les champs de la colonne Brevet –soit (1)- sont des chaînes de caractères limitées à 50 caractères qui ne doivent pas être vides.

Fichier des formations

Création des formations et de leur organisme de rattachement.

Les champs suivants sont indispensables : intitulé de la formation (et/ou intitulé de référence), nom de la structure de formation.

Pour que l’import interprète bien le format du fichier d’import, la première ligne du fichier doit se composer des libellés des champs avec leur code d’identification entre parenthèses. En fait, seul le code d’identification pour chacun des champs ainsi que les parenthèses qui le délimitent sont indispensables.

Signification des colonnes pour l’importation des brevets

Fichier des formations/brevets

La formation doit exister au préalable dans le système.

Dans le cas de l’importation des formations,

Les deux colonnes sont obligatoires.

Importer les Données

Le menu est accessible par l’administrateur de données depuis la fenêtre de l’administrateur Gingo (page3).

 Accès aux fenêtres d’import

Après avoir sélectionné l’arbre concerné, indiquez la nature de votre fichier avec le bouton " Importer ".

Pour les quatre imports possibles présentés ci après, l’option rapport permet d’avoir un compte rendu de l’opération. Les fichiers obtenus par les rapports sont compatibles avec les fonctionnalités d’import et peuvent, par conséquent, être " avalés ".

Importer les utilisateurs 

L’option suppression, si elle est activée, supprime l’ensemble des utilisateurs de l’arbre qui ne sont pas dans le fichier d’import.

Importer les brevets  

L’option suppression, si elles est activée, supprime l’ensemble des brevets de l’arbre qui ne sont pas dans le fichier d’import.

Les brevets qui ne sont pas dans la base Gingo sont créés et les brevets déjà inscrits dans la base sont modifiés.

Importer les blasons 

Importer les formations 

L’import des formations est composé de deux imports indépendants l’un de l’autre, l’import des formations d’une part et l’import des brevets de formation d’autre part.

On peut choisir de n’importer que les brevets de formation ou que les formations. Pour cela, il faut décocher la checkbox de l’import qu’on ne souhaite pas exécuter.

L’import de formations

Avec cette fonctionnalité, les formations et leur organisme de rattachement sont créés. Les formations créées sont vides de brevets.

L’import des formations/brevets

Il est sur le même modèle que l’import des blasons à la différence que la formation doit exister au préalable dans le système.

Une formation qui n’existe pas dans la base ne sera pas proposée à la création pour la raison qu’une formation ne peut pas exister sans organisme. Avant d’affecter des brevets à une formation, il faut donc la créer (avec l’import de formation ou la fonctionnalité de création de formation dans l’administration de données)

Le format csv

Le format retenu pour l’importation des données est le format csv, disponible entre autre sur le logiciel Microsoft ExcelÒ .

Le format csv admet :

• un séparateur de champs (le point-virgule ’;’) ;
• un séparateur d’enregistrements (la fin de ligne) ;
• un délimiteur (le guillemet ’"’).

De plus, il respecte les règles d’écriture suivantes :

• si un séparateur apparaît dans un champ, le champ est délimité ;

• si un délimiteur apparaît dans un champ, le champ est délimité, et le délimiteur est doublé.

Généralités sur le format des fichiers d’import

D’une façon générale, les fichiers d’imports sont composés d’une première ligne, qui donne le format du fichier, et d’enregistrements.

Les champs de la première ligne sont des nombres entre parenthèses. Chaque nombre permet d’identifier un champ.

Les enregistrements sont composés des données à importer.

L’ordre des colonnes est sans importance ; aussi le fichier ci dessus peut-il aussi s’écrire ainsi :

Paramétrages Personnalisés

Paramétrage de la fiche utilisateur

Les intitulés des champs de la fiche utilisateur sont paramétrables. Dans le fichier Gingo.ini, il faut ajouter les lignes suivantes :

Fichier Gingo.ini : [UserForm_fr] pseudoLbl = lNameLbl= fNameLbl= bornLbl= joinedLbl= badgeLbl = siteLbl = serviceLbl = functionLbl = telLbl = infoLbl =

Intitulés modifiables :   Pseudonyme Nom Prénom Né en Entré en n°de badge Site Service Fonction Téléphone Informations

En italique : rappel des caractéristiques des champs

Paramétrage de la fiche brevet

Les intitulés des champs de la fiche brevet sont paramétrables. Dans le fichier Gingo.ini, il faut ajouter les lignes suivantes :

En italique : rappel des caractéristiques des champs